Réglementation

En application de l’article 4 de la convention d’habilitation individuelle, les professionnels de l’automobile habilités à télétransmettre dans le SIV sont dans l’obligation de conserver les justificatifs d’identité, de domicile, d’assurance et de contrôle technique des demandeurs de carte grise qui sollicitent leurs services. Ils doivent archivés ces documents pendant 5 ans à partir de la date de la demande de carte grise, afin de pouvoir les présenter aux représentants de la Préfecture, en cas de contrôle. Cette obligation est valable pour tous les véhicules neufs ou d’occasion nécessitant une carte grise, que ce soit une personne physique ou une personne morale qui en fasse la demande.

Les professionnels habilités doivent archivés la photocopie de la pièce d’identité du demandeur, du contrôle technique du véhicule et des justificatifs d’assurance et de domicile. En revanche, ils doivent conservés les originaux des mandats professionnel et cerfa de la demande d’immatriculation. De plus, ils doivent garder la carte grise originale barrée et signée avec la mention « vendu le… » ou « cédé le… », afin de la remettre au nouveau propriétaire du véhicule, qui devra également la conserver pendant 5 ans en cas de contrôle par les services de la Préfecture, conformément à l’article R. 350-3 du code de la route. 

Les professionnels de l’automobile sont dans l’obligation d’archivés les dossiers de carte grise et peuvent le faire sous format numérique, dans une qualité de résolu suffisamment bonne pour que leur examen soit parfaitement lisible.

Conformément à l’instruction du 18 mai 2017 relative à la gestion des archives des opérations d’immatriculation des véhicules, cet archivage doit se faire sur un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z 42 020. D’ailleurs, les professionnels disposant du profil PIVO PRO, c’est-à-dire habilité à l’immatriculation des véhicules imports de l’Union européenne et réceptionnes suivant les normes CE, sont dans l’obligation d’archivés ces justificatifs sur un coffre-fort numérique. Ces documents doivent être accessibles à distance par les services administratifs du ministère de l’Intérieur, en cas de contrôle.

S’il lui reste certains documents en format papier et qu’il souhaite s’en débarrasser, le professionnel habilité peut les détruire par dilacération, c’est-à-dire par une broyeuse à papier. Il peut aussi conserver à la fois une version papier et une version numérique, afin de minimiser tout risque de perte de document.

Il n’existe pas d’opposition règlementaire qui stipule qu’un professionnel de l’automobile habilité à télétransmettre dans le SIV ne puisse pas archivés ses dossiers papier ou électronique auprès d’un prestataire de services. Il est en effet admis que l’archivage d’un dossier sur 5 ans peut représenter un volume de documents très importants, d’autant plus si le professionnel réalise des dizaines de carte grise par jour.

Le recours à un prestataire doit simplement respecter les deux conditions suivantes :

• Être en mesure de fournir à la Préfecture les dossiers sans un délai de 7 à 15 jours, conformément à l’instruction du 10 avril 2018 relative à la gestion des archives des opérations d’immatriculation des véhicules
• S’assurer que les conditions d’archivage protègent bien les données personnelles contenues dans ces dossiers, que ce soit dans le cas de l’archivage papier, avec des mesures de protection et de surveillance anti-intrusions, ou que ce soit en format numérique, en utilisant un coffre-fort de stockage conforme à la norme NF Z 42 020.

En cas de négligence, de perte ou de vol, le professionnel habilité ne peut pas engager la seule responsabilité de son prestataire, il sera considéré comme sanctionnable dans la mesure om c’est à lui que revient la responsabilité du stockage et sa sécurité. Il sera alors soumis aux sanctions prévues par les articles 226-18, 226-21 et 226-22 du code pénal relatifs à la protection des données personnelles.

En application de l’article 4 de la convention d’habilitation individuelle au SIV, tout professionnel habilité à télétransmettre dans le SIV doit « répondre à toute demande écrite des préfectures et de l’ANTS dans le cadre de leur mission générale de suivi et de contrôler et, à ce titre, de répondre à toute demande de présenter des dossiers et des pièces sollicitées auprès de ses clients ».

Tour manquement à cette obligation contractuelle entrainera une sanction, prévue par l’article 2.1.4 de la circulaire du 7 septembre 2010 relatif au contrôle des opérations de carte grise : « Si un professionnel ne donne pas suite à une demande de transmission de dossiers, il convient de lui écrire à nouveau pour le prévenir qu’en l’absence de réponse de sa part, et s’agissant d’un manquement à ses obligations contractuelles, son habilitation est suspendue, dans l’attente qu’il fournisse les raisons de ce dysfonctionnement ainsi que les dossiers demandés ».

De plus, le professionnel négligent pourra se voir suspendre son habilitation, voir définitivement retirée en cas de récidive. La suspension est effective tant que les dossiers de carte grise ne sont pas réceptionnés par les représentants de la Préfecture.

Passé le délai légal de 5 ans pour la conservation des pièces justificatives relatives à une demande de carte grise, l’instruction du 18 mai 2017 prévoit que les pièces des dossiers de carte grise soient détruites. L’instruction précise que « compte tenu de la présence de données à caractère personnel dans les dossiers considérés, leur destruction physique doit être effectuée de façon à garantir la confidentialité de ces informations […]. Pour ce faire, il convient de recourir à un procédé de dilacération pour garantir la non-lisibilité des informations ».

Le professionnel habilité peut alors détruire physiquement les dossiers par dilacération, c’est-à-dire à l’aide d’une broyeuse papier. Si ce dernier ne dispose pas du matériel nécessaire, il est droit de sous-traiter cette opération à un prestataire. Il doit également remplir une attestation de destruction pour chaque lot, avec une liste des numéros d’immatriculation concernés. Enfin, il doit conserver cette attestation, afin de la présenter aux autorités en cas de contrôle et doit remettre l’intégralité de ces attestations à l’issue de sa période d’habilitation, quelle que soit sa durée.

Le livre de police est un document qui permet d’encadrer et de justifier l’exercice d’une profession de négoce automobile, notamment lors de la délivrance de l’habilitation. Il retrace l’ensemble des opérations relatives à l’achat, à la vente et à l‘immatriculation de véhicules par un professionnel de l’automobile, en application des articles 321-7, R. 321-1 et suivants du code pénal.

En cas de contrôle d’un professionnel habilité par les représentants de la Préfecture, l’absence de livre de police est un motif de suspension, voire de retrait de l’habilitation, en application des décisions du Tribunal Administratif de Bordeaux en date du 10 avril 2014 (M. Machado, n°1201840).

Le 27 janvier 2015, le Tribunal Administratif de Melun a  également établit que : « considérant qu’il ressort des pièces du dossier que la société avait pour activité déclarée notamment dans son immatriculation K bis du RCS (…) le commerce de véhicules neufs et d’occasion en tout genre (…) ; que cependant, le livre de police de ladite société ne retraçait aucune opération de ventes de véhicules ; qu’il n’est pas établi qu’elle en ait effectué depuis ; que la société (…) n’est dès lors pas un professionnel de l’automobile au sens des dispositions sus rappelées ; que le préfet pouvait, par suite, procéder au retrait de l’agrément qui lui avait été accordé » (n°1500132).

L’utilisation des emblèmes de l’État par des organismes privés, qui ne dispose d’aucune autorisation ou habilitation pour faire la promotion de leur activité ou pour établir des documents et factures officielles, est considéré comme un usage frauduleux portant atteinte à la confiance publique. Cette fraude est pénalement sanctionnable, en application de la loi du 18 mars 1918 relative à la fabrication et la vente des sceaux, timbres et cachets officiels et des articles 444-1 et suivants du code pénal. En outre, l’article 444-2 du code pénal réprime notamment « l’usage frauduleux du sceau de l’État » ou « des timbres nationaux » d’une sanction pouvant atteindre 7 ans d’emprisonnement et 100 000 euros d’amende.

De plus, si un organisme privé utilise les emblèmes de l’État dans le but de créer la confusion chez son client, afin qu’il assimile ses services à ceux de l’État, ce dernier peut être sanctionné pour pratique commerciale trompée, en vertu de l’article L. 121-1 du code de la consommation. C’est pourquoi, les « professionnels habilités par le ministère de l’intérieur à télétransmettre dans le SIV » ne sont autorisés à se présenter que sous cette formulation, afin de ne pas engendrer de confusion chez leurs clients lors de leur demande de carte grise.

Les services de la direction générale de la consommation, de la concurrence et de la répression des fraudes (DGCCR) et de son réseau territorial (DDPP) peuvent alors être saisis pour faire cesser ces pratiques commerciales déloyales.

La procédure de retrait habituelle consiste à effectuer une suspension de l’habilitation, puis un retrait en cas de récidive, à la suite d’un préavis de deux mois, conformément à la circulaire DMAT du 7 septembre 2010 relative au contrôle des opérations de carte grise et aux stipulations de la convention d’habilitation. En présence, « le préavis de deux mois qui doit précéder le retrait de l’habilitation court à compter de la date de notification de la décision de retrait du préfet, elle-même consécutive à la phase de concertation ».

Toutefois, le retrait de l’habilitation peut être réalisé sans suspension préalable si :

• Une procédure contradictoire préalable a déjà été réalisée et que les manquements se poursuivent à l’issue d’une première suspension, sans avoir à réaliser de nouvelle procédure contradictoire, en application des mesures prises par le Tribunal Administratif de Nîmes le 10 mai 2011 (Société CGS, n°1002228) : « devant l’échec de la concertation engagée, le préfet pouvait, face à l’attitude de la société, sans commettre de vice de procédure, ni méconnaître le champ d’application de la procédure contradictoire, prendre la mesure de suspension contestée ; qu’il n’avait pas obligation d’organiser une seconde rencontre entre les protagonistes ».
• Le professionnel a été condamné pénalement pour des opérations frauduleuses dans le SIV, en application de l’article 10 de la convention d’habilitation : « en cas de condamnation pénale du professionnel habilité en matière d’atteinte à un système de traitement automatisé (art. 323-1 à 323-7 du code pénal) et en matière d’atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou des traitements informatiques (art. 226-16 à 226-22 et article 226-24 du code pénal), le préfet territorialement compétent est amené de plein droit à résilier la présente convention. »
• Le professionnel est en cessation d’activité ou en liquidation judiciaire. De même, s’il est radié du RCS, le retrait sera immédiatement applicable.
• Le professionnel n’est plus affilié au signataire d’une convention-cadre : la convention permet le retrait « lorsque le professionnel ne remplit plus les conditions d’accès aux systèmes de télétransmission prévus dans cette convention-cadre. » De même, l’annexe X prévoit que « la transmission des opérations visées par la présente convention prend fin automatiquement en cas d’extinction, de suspension ou de résiliation de la convention-cadre ».

La durée de conservation des données enregistrées dans le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) est fixée par l’article 5 de l’arrêté du 10 février 2009 portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel :

• Les données d’identification du ou des titulaires de la carte grise (pièce d’identité, permis de conduire et attestation de domicile) et celles relatives au véhicule (contrôle technique, ancienne carte grise, attestation d’assurance et autres pièces justificatives selon la démarche), ainsi que l’autorisation de circuler sur le territoire français, sont conservées durant 5 ans à compter de la date de destruction physique du véhicule.
• Les données relatives au professionnel habilité à télétransmettre dans le SIV sont conservée durant 5 ans à compter du retrait ou de la résiliation de l’habilitation.
• Les données et pièces justificatives relatives aux téléprocédures d’immatriculation sont conservées pendant 5 ans à compter de la validation définitive de la démarche accomplie au moyen de l’un des téléservices.
• Les codes confidentiels de cession du site de l’ANTS sont conservés trois mois à compter de la date de la cession déclarée par le vendeur.

L’article L. 330-5 du code de la route prévoit que les « données à caractère personnel sont également communicables à des tiers préalablement agréés par l’autorité administrative afin d’être réutilisées dans les conditions prévues aux articles L. 321-1 à L. 327-1 du code des relations entre le public et l’administration :

• À des fins statistiques, ou à des fins de recherche scientifique ou historique, sans qu’il soit nécessaire de recueillir l’accord préalable des personnes concernées mais sous réserve que les études réalisées ne fassent apparaître aucune donnée à caractère personnel.
• À des fins d’enquêtes et de prospections commerciales, sauf opposition des personnes concernées selon les modalités prévues à l’article 21 du réglement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/ CE de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
• À des fins de sécurisation des activités économiques qui nécessitent une utilisation de caractéristiques techniques des véhicules fiables, sans communication des nom, prénom et adresse des personnes concernées. »

Par conséquent, la réutilisation de données se fait sous la forme d’une licence de réutilisation, signée entre le ré-utilisateur de données et le ministère de l’intérieur, qui est soumise au paiement d’une redevance.

L’article L. 330-5 du code de la route autorise la réutilisation des données « à des fins d’enquêtes et de prospections commerciales, sauf opposition des personnes concernés selon les modalités prévues à l’article 21 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/ CE de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ».

À ce titre, le règlement général pour la protection des données (RGPD) reprend le droit d’opposition tel qu’il était prévu par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Il stipule que toute personne physique, détentrice de données personnelles enregistrées dans le SIV peut s’opposer à leur réutilisation à des fins commerciales, bien que ce droit ne s’applique pas pour les réutilisations à des fins statistiques.

Le droit d’opposition peut s’exercer à tout moment. S’il s’agit d’une démarche de carte grise, il suffit de cocher la case « Je m’oppose à la réutilisation de mes données personnelles à des fins de prospection commerciale » sur le site de l’ANTS et, le cas échéant, sur le formulaire cerfa d’immatriculation.

On peut également signifier cette opposition a posteriori de la démarche de carte grise, en se connectant sur le site de l’ANTS, puis en sélectionnant « Je souhaite faire une autre demande » dans la catégorie « Signaler un changement sur ma situation personnelle » et dans la sous-catégorie « Modifier mon droit d’opposition à la réutilisation de mes données personnelles à des fins commerciales ».